Sistem Analizi

Sistem analizi, bir sistem için gerekli öğe ve işlevlerin ele alınarak, bunların ayrıntılı olarak tanımlanması sürecidir. Sistemin ayrıntılı olarak incelenmesi zaman, maliyet ve teknolojik açıdan en uygun çözümün bulunmasını kolaylaştırmaktadır.

Bir sistemi oluşturabilmek için öncelikle sistemin doğru bir şekilde tanımlanması gerekmektedir. Sistemin doğru bir şekilde tanımlanması için, doğru bir analiz süreci gerekir. Bu analiz sürecinin başarıya ulaşması için de, analiz edilecek sistem çok iyi anlaşılmalıdır. Bu başarının sağlanmasında sistem analistinin rolü büyüktür.

sistem analizi, sistem analizinin hedefleri ve aşamaları, sistem analisti, sistem analistinin görevleri, sistem analistinin organizasyon içindeki yeri, sistem analistinin rolleri ve sahip olması gereken nitelikler, sistem çözümleme ve problem çözme konuları ve problem çözme adımlarını ele alarak, bu konu başlıklarını ayrıntılı bir şekilde inceleyelim.

Daha iyi bir sistem tasarlanması ve geliştirilmesi amacıyla herhangi bir sisteme ve onun işlediği çevreye bağlı faktörlerin toplanması, düzenlenmesi ve değerlendirilmesi sürecine “sistem analizi” denir.

Sistemin analiz edilmesi, yani bir sistem için gerekli öğe ve işlevlerin ele alınarak, bunların ayrıntılı olarak tanımlanması süreci çok önemlidir. Uzun süreli olarak sistemin ayakta kalabilmesi için, analiz sürecinin doğru yapılması gerekir. Bugün dünya üzerinde bir çok sistem, kurulmadan önce analizinin doğru yapılmaması yüzünden gerekli verim alınmadan çalışmakta ya da hiç çalışmamaktadır.

SİSTEM ANALİZİNİN HEDEFLERİ
Daha öncede söylediğimiz gibi sistemin türü ne olursa olsun, sistem analizi aşaması doğru olarak yaşanmadığı takdirde, sistemden istenilen verim alınamaz.

Sistem analizinin üç temel hedefi vardır:
1 – Verimli bir sistem oluşturmak,
2- Mevcut bir sistemi doğru ve etkin bir biçimde analiz etmek
3- Sistemin mevcut durumdan daha ileri bir noktaya gelmesini sağlamak.

Hangi sistemin analizini yaparsak yapalım sonuçta yukarıda saymış olduğumuz hedeflere ulaşmak zorundayız.

SİSTEM ANALİZİNİN AŞAMALARI

Sistem analizinin birinci adımı;
Sistemin incelenmesidir. Bu adım da, girdinin ve çıktının incelenmesi, iç ve dış çevrenin incelenmesi, sistemi oluşturan bileşenlerin incelenmesi yapılır. Ayrıca sistemle ilgili olarak veriler – bilgiler toplanır, işlenir ve yorumlanır.

Sistem analizinin ikinci adımı;
Problemin belirlenmesidir. Sistem ile ilgili problem belirlenerek, çözüme başlanır.

Sistem analizinin üçüncü adımı;
Net olarak hedefin belirlenmesidir. Sistemle ilgili hedefimiz, anlaşılabilir, gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Varılmak istenen hedefin, problemin çözümü ve sistem için uygun olup olmadığına karar verilir.

Sistem analizinin dördüncü adımı;
Problemin çözümü için önerilen alternatif modellerin araştırılması yapılır.

Sistem analizinin beşinci adımı;
Sistem analizinin beşinci adımında, alternatiflerin değerlendirilmesi yapılır. Hangi alternatifin hangi açıdan daha iyi olduğu değerlendirilir.

Sistem analizinin altıncı adımı;
Değerlendirilen alternatifler içersinden en uygun alternatif seçilir. Ayrıca bu adımda, seçilen alternatif uygulanırsa nelerle karşılaşılacağı belirlenerek, seçilen alternatifin uygun olup olmadığına karar verilir.

Sistem analizinin yedinci adımı;
Uygulama için yapılacak işlerin sıralanması, proje yönetimi için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve diğer faaliyetlerle ilişkilendirilmesi işlemleri gerçekleştirilir.

Sistem analizinin sekizinci adımı;
Uygulama çalışmaya başlar. Çalışmaya başlayan uygulamanın aksayan yönlerini bulmak için, uygulama izlenir.

Sistem analizinin dokuzuncu adımı;
Sistem ile ilgili gidişatın hedefe uygunluk açısından değerlendirilmesi yapılır. Ayrıca istenilen hedefe ulaşılıp ulaşılmadığının kontrolü de bu adımın sonunda yapılır.

SİSTEM ANALİZİNİN TEMEL FALİYETLERİ
Aşağıdaki şekilde, sistem analizi faaliyetleri bir Gannt şeması üzerinde gösterilmiştir. Buna göre yeni tasarımla eski tasarım arasında bir geçiş yaşanmaktadır.

Temel FaliyetlerTemel Faliyetler
Temel Faliyetler

Sistem analisti, sistemi kuran, etkin biçimde çalışması için gerekli yapıyı oluşturan ve sistemin devamlılığını sağlayan kişidir. Adından anlaşılacağı üzere sistem analisti, sistem geliştirme projesinin kilit üyesidir.
Sistemlerin, amaçlar, girdiler, işlemler ve belirtilmiş amaçları gerçekleştirmek üzere oluşturulan çıktılar bakımından analiz edildiğini daha önce belirtmiştik. Sistem analisti sistemin davranışı ile ilgilenir. Daha çok olasılık içeren sistemler üzerinde çalışır.

SİSTEM ANALİSTİ
Sistem analisti, sistemin davranışı ile ilgilenirken, karşısına çıkacak bir takım problemler vardır. Bu problemler;
1- Sistemin türünü ve sınırlarını tanımlamak,
2- Ortak sınırlar ile ilgili problemleri çözmek,
3- Sistemin ortamı ile etkileşimi arasındaki devamı sağlamak,
4- Sistem kontrolünün şartlara uygun esneklikte olmasını sağlanmak,
5- Birbirleri ile çelişen amaçları çözüme kavuşturmak.

SİSTEM ANALİSTİNİN GÖREVLERİ
Bir sistem analisti genel olarak hem işletme yönetimi hem de bilgi sistemleri konusunda bilgi sahibi olmalıdır. Sistem analisti, işletmenin karşılaştığı sorunları göz önünde bulundurarak bilgi sistemindeki ihtiyaçları belirlemelidir. İyi bir sistem analisti, iş ihtiyaçlarını ve sorunlarını değerlendirir, işin gelişmesi için gerekli bilgi teknolojilerini kullanır ve bilgi sisteminin nasıl geliştirileceğine karar verir.

Sistem analistinin öncelikli görevi mevcut problemleri fark edip, problem çözümüne yönelik en uygun metodolojiyi kullanmaktır. Sistem analisti, çözümü ortaya koyarken müşterinin ihtiyaçlarını ve isteklerini belirlemelidir.

Sistem analistinin görevlerini kısaca toplayacak olursak;
•Sistemi, amaçları, sınırları ve alt sistemler arasındaki ortak sınırlar bakımından tanımlamak, •Sistemin davranışını incelemek, •Sistem içersinde yer alan mevcut problemlerin çözümüne yönelik en uygun metodolojiyi bulmak ve kullanmak.

SİSTEM ANALİSTİNİN ORGANİZASYONDAKİ YERİ
Sistem analisti, kullanıcıların organizasyon içersinde bilgi girişini nasıl gerçekleştirdiğini inceler, iş ve teknoloji süreçlerini nasıl kullandıklarını sistematik olarak değerlendirir.
Ayrıca, sistem analisti; kuruluşun organizasyon içerisindeki yerini bilmek zorundadır. Sistem analisti tarafından organizasyonla ilgili olan aşağıdaki sorulara cevap bulması istenir.
Bu sorular;
Organizasyon içersindeki iletişim kanalları nelerdir? •
Üzerinde daha fazla durulması gereken kişiler yada bürolar var mıdır?
Üzerinde durulması gereken kuruluş dışı kişiler veya kurumlar var mıdır?
Organizasyon içerisinde otorite ve yetki değişimleri var mıdır?
Çalışma şartlarını etkileyen anlaşmalar var mıdır?
Organizasyonun faaliyetleri üzerinde etkili, yazılı veya sözlü kural var mıdır?
Bir işin tanımlanabilmesi için gereken bürolar arası veya kişiler arası iletişim ve birlikte çalışma var mıdır?

Aşağıdaki şekilde sistem analistinin organizasyon içersindeki yeri gösterilmektedir.

organizasyon yeriorganizasyon yeri
organizasyon yeri
SİSTEM ANALİSTİNİN ROLLERİ
Bir sistem analisti, aynı anda birden fazla rolü üstelenebilir. Peki bu roller neler olabilir?
Danışman: Bir sistem analisti danışman olarak, organizasyon içersinde yer alan kişilerden daha farklı bir bakış açısına sahip olmalıdır.
Destek Uzmanı: Bir sistem analisti, organizasyon içersinde kullanılan bilgisayar donanımı ve yazılımı konusunda her türlü bilgiyi uzmanlık seviyesinde bilmek zorundadır. Diğer projeleri yöneten veya bu projelerde çalışan kişilere destek olmalıdır.
Değişim Temsilcisi: Sistem analisti, değişim için bir plan geliştirmeli ve bu değişimi kolaylaştırmak için organizasyon içersinde yer alan diğer kişilerle birlikte çalışmalıdır.

SİSTEM ANALİSTİNİN NİTELİKLERİ
Başarılı bir sistem analistin çok farklı niteliklere sahip olması gerekmektedir. Sahip olması gereken bu nitelikler;
Problem çözücü olmalıdır. Problemleri analiz etmeyi bir fırsat olarak görmeli ve aynı zamanda işe yarar çözümler icat etmelidir.
İletişim konusunda yetenekli olmalıdır. Organizasyonda çalışanlarla anlaşabilmeli ve uzun süre boyunca onları gözlemleyebilme yeteneğine sahip olmalıdır. Çalışanlardan elde ettiği gözlem sonuçlarını bilgi işlem personeline de en doğru şekilde anlatabilmelidir.
Güçlü bir kişiliğe ve mesleki ahlaka sahip olmalıdır.
Disiplinli ve çalışmaya hevesli olmalıdır.
SİSTEM ÇÖZÜMLEME
Herhangi bir sistemin parçalara ayrıştırılması ve yönetim gereksinimlerini karşılayacak daha iyi çözümler olup olmadığını bu parçalar üzerinde yapılan çalışmalar ile değerlendirerek araştırılması sürecine sistem çözümleme denir.

Sistem çözümleme, hem niceliksel yöntemlerden hem de uygun olan ortamlarda düşünme, yorumlama, algılama, buluşsal yaklaşım, sezgi ve deney gibi niteliksel etmenlerden yararlanır. Sistem çözümlemeye başlamadan önce, düşünce ve görüş alış verişi, değişik çalışmalar ve geçmiş deneyimlerin incelenmesine yönelik çalışmalar yapılır.

sistem çözümlemesistem çözümleme
sistem çözümleme
PROBLEM ÇÖZME
Daha önce, sistem analistinin bir problem çözücü olduğunu söylemiştik. Burada kullanmakta olduğumuz problem kelimesine bir açıklık getirmek gerekirse, sistem içersinde gerçekleşen veya karşılaşılması beklenen bir problem olabilir.

Bu tür bir durumla karşılaşıldığı zaman, problemi ortadan kaldırmak için düzeltme işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Şikayetler zaman içerisinde ortadan kalkabilir. Yani problem çözülmüş olabilir ama gene de şikayetin alındığı alan üzerinde çalışmaların devam etmesi gerekmektedir. Zira karşılaşılan bu durum sayesinde dikkat çeken alanda ilerleme için yeni fırsatlar oluşturulabilir.

Organizasyonun herhangi bir biriminde şikayet olsa da olmasa da durumu değiştirmek için yeni yapılandırmalara gidilebilir.

PROBLEM ÇÖZME YAKLAŞIMINDA SİSTEM ÇÖZÜMLEME ADIMLARI
Problemin tanımı ve formülasyonu,
Seçenek çözümlerin geliştirilmesi,
Seçenek somutlaştırıcı modellerin kurulması,
Seçeneklerin maliyet ve etkinliklerinin belirlenmesi,
Önerilerin sunulması,
Kabul edilen seçeneğin gerçekleştirilmesi.

Sistem çözümleme çalışmalarının başlıca görevlerinden biri; en az maliyetle çözümün etkinliğini en üst seviyeye çıkarmaktır.

En uygun maliyet/etkinlik için iki yaklaşım göz önünde tutulur;
Etkinlik yaklaşımı: Sistemin çalışmasına yönelik birtakım amaçlar yerine getirilirken, sistem çözümleyicinin bu etkinliği sağlayacak seçeneklere ağırlık vermesidir. •
Maliyet yaklaşımı: Kaynakların kısıtlı olduğu durumlarda, sistem çözümleyicisinin en üst düzeyde etkinlik olanağı söz konusu olan seçenekleri saptamasıdır.

Bu iki yaklaşım arasında optimum bir denge kurulmalıdır. Örneğin; bir rapor alma işlemi için A ve B diye 2 tane çözüm yolu olduğunu düşünürsek;

RAPOR A à günde iki kez çıktı alınacak, çıktı maliyeti 1000 TL
RAPOR B à günde bir kez çıktı alınacak, çıktı maliyeti 1300 TL

RAPOR A’nın günde iki kez ve RAPOR B’nin günde bir kez sağlayacağı etkinlik bu amaçla yapılacak harcamalara değer mi?

RAPOR A’nın daha sık elde edilmesinden alınan kararla üstünlük, aynı paranın başka bir amaca kullanılmasından doğacak bir etkinlikle karşılaştırıldığından sonuç nedir?

SİSTEM ÇÖZÜMLEME VE BİR SİSTEMİN GELİŞTİRİLMESİ
Genel olarak bir sistemin geliştirme aşamalarını;

1-Sistem çözümleme (analysis),
2-Sistemin tasarımı (design),
3-Sistemin gerçekleştirilmesi (implementation)
şeklinde sıralayabiliriz.

Sistem çözümleme aşaması;
“problemin tanımı ve formülasyonu” adımıdır. Sistemin amaçlarının, hedeflerinin ve gereksinimlerinin belirlenmesi ve tanımlanmasını içerir.

Sistem tasarım aşamasında; seçenek çözümlerin geliştirilmesi, seçenek somutlaştırıcı modellerin kurulması, seçeneklerin maliyet ve etkinliklerinin belirlenmesi ve önerilerin sunulması işlemleri gerçekleşir.

Sistemin gerçekleştirilmesi aşamasında ise; kabul edilebilir seçenek hayata geçirilir.
Sistem çıktılarının kullanılabilirliği, sistem içersindeki işlemlerin etkinliği, sistemin performansı ve güvenilirliği zamanla önemli ölçüde değişebilir. Bu nedenle sistemler, zamanla yeniden gözden geçirilmelidir.

ÖZET
*Sistem analizi, daha iyi bir sistem tasarlanması ve geliştirilmesi amacıyla herhangi bir sisteme ve onun işlediği çevreye bağlı faktörlerin toplanması, düzenlenmesi ve değerlendirilmesi sürecidir.
*Sistem analizinin, verimli bir sistem oluşturmak, mevcut bir sistemi doğru ve etkin bir biçimde analiz etmek, sistemin mevcut durumdan daha ileri bir noktaya gelmesini sağlamak üzere üç temel hedefi vardır.
*Sistem analizi süreci dokum adımdan oluşur.
*Sistem analisti, sistemi kuran, etkin biçimde çalışması için gerekli yapıyı oluşturan ve sistemin devamlılığını sağlayan kişidir.
*Bir sistemin, amaçlarını ve sınırları tanımlamak, sistemin davranışını incelemek, sistem içersinde yer alan mevcut problemlerin çözümüne yönelik en uygun metodolojiyi bulmak ve kullanmak, bir sistem analistinin temel görevleridir.
*Bir organizasyon içersinde sistem analisti, danışman, destek uzmanı ve değişim temsilcisi gibi rollerde çalışabilir.
Detaylı bilgi için burayı ziyaret edebilirsiniz.